Art. 4
Système d’information centralisé
En vigueur depuis le 30 juin 2025
Article 4
Système d’information centralisé
1. Le système d’information centralisé dispose des fonctionnalités suivantes, en particulier:
a)
gestion de la plateforme de collaboration des ECE;
b)
gestion de l’espace de collaboration ECE;
c)
gestion des informations à caractère personnel et des paramètres des utilisateurs de la plateforme de collaboration des ECE;
d)
tableau de bord de l’espace de collaboration ECE;
e)
notifications par courrier électronique et notifications sur la plateforme;
f)
recherche;
g)
téléchargement entrant et sortant des données opérationnelles, individuellement ou par lots;
h)
téléchargement entrant et sortant des données non opérationnelles, individuellement ou par lots;
i)
traçabilité des éléments de preuve;
j)
gestion des dossiers;
k)
calendrier et gestion des tâches;
l)
bulletin d’information;
m)
informations relatives au financement de l’ECE visées à l’article 6, paragraphe 4;
n)
communication de données administratives;
o)
traduction automatique de données non opérationnelles;
p)
évaluation d’une ECE;
q)
appui technique et opérationnel;
r)
cours de formation et manuels d’utilisation; et
s)
statistiques.
2. L’eu-LISA, en consultation avec le groupe consultatif visé à l’article 12 du règlement (UE) 2023/969 (ci-après dénommé «groupe consultatif sur la plateforme de collaboration des ECE»), définit les spécifications opérationnelles et techniques des fonctionnalités visées au paragraphe 1, conformément aux exigences énoncées dans la présente décision.
3. La fonctionnalité de «gestion de la plateforme de collaboration des ECE» n’est disponible que pour le profil de l’«administrateur technique de l’eu-LISA».
4. La fonctionnalité de «gestion de l’espace de collaboration ECE» n’est accessible qu’aux profils de l’«administrateur d’un État membre», l’«administrateur du Parquet européen» et l’«administrateur du secrétariat du réseau ECE».
5. La fonctionnalité de «téléchargement entrant et sortant des données opérationnelles» n’est accessible qu’aux profils de l’«administrateur d’un État membre», l’«administrateur du Parquet européen» et l’«utilisateur standard».
6. La fonctionnalité de «traçabilité des éléments de preuve» n’est accessible qu’aux profils de l’«administrateur d’un État membre», l’«administrateur du Parquet européen» et l’«utilisateur standard», à l’exception des utilisateurs standard qui ne sont pas membres de l’ECE.
7. Toutes les autres fonctionnalités du système d’information centralisé ne sont accessibles qu’aux profils de l’«administrateur d’un État membre», l’«administrateur du Parquet européen», l’«administrateur du secrétariat du réseau ECE», l’«utilisateur standard», l’«utilisateur à accès limité, y compris l’accès au logiciel de communication», l’«utilisateur à accès limité, à l’exclusion de l’accès au logiciel de communication» et l’«appui du secrétariat du réseau ECE», à l’exception de la fonctionnalité d’«appui technique et opérationnel», ainsi que de la fonctionnalité de «notification», qui est également accessible au profil de l’«utilisateur du logiciel de communication».
8. La fonctionnalité de téléchargement entrant et sortant sur le système d’information centralisé permet aux utilisateurs de la plateforme de collaboration des ECE de transmettre des fichiers dans tous les formats et jusqu’à une certaine limite de taille et d’échanger des fichiers préjudiciables dans des conditions de sécurité strictes et en suivant des procédures opérationnelles appropriées. Les spécifications techniques de la limite de taille sont fixées par l’eu-LISA en consultation avec le groupe consultatif de la PC des ECE, en tenant compte des besoins des membres de l’ECE et de la question de la recevabilité des preuves. Les procédures opérationnelles pour l’échange de fichiers préjudiciables sont définies par l’eu-LISA.
9. Pour réaliser un téléchargement entrant ou sortant de volumes extraordinaires de données opérationnelles, les utilisateurs de la plateforme de collaboration des ECE utilisent un outil informatique spécifique fourni par l’eu-LISA. Les spécifications techniques de cet outil, ainsi que le seuil relatif à la taille au-delà duquel l’outil est utilisé pour le téléchargement entrant ou sortant de données opérationnelles, sont fixés par l’eu-LISA en consultation avec le groupe consultatif sur la plateforme de collaboration des ECE.
10. Lors du téléchargement entrant de données opérationnelles, chaque utilisateur de la plateforme de collaboration des ECE indique un ou plusieurs destinataires pour les données et fixe un délai pour le téléchargement sortant des données, qui n’excède pas la période visée à l’article 21, paragraphe 1, du règlement (UE) 2023/969. Dès que tous les destinataires ont achevé le processus de téléchargement sortant ou, au plus tard, à l’expiration de la durée de conservation, les données téléchargées sont effacées automatiquement et définitivement du système d’information centralisé.
11. La fonctionnalité de téléchargement entrant et sortant de données non opérationnelles permet aux utilisateurs de la plateforme de collaboration des ECE d’échanger des fichiers uniquement dans des formats prédéfinis et jusqu’à une certaine limite de taille. Les spécifications techniques de ces aspects sont définies par l’eu-LISA en consultation avec le groupe consultatif sur la plateforme de collaboration des ECE.
12. L’utilisation pour chaque utilisateur de la plateforme de collaboration des ECE de la fonctionnalité de «traçabilité des éléments de preuve» est optionnelle et elle peut n’être activée qu’avant le premier accès par l’utilisateur à un espace de collaboration ECE donné. Le registre de traçabilité des éléments de preuve contient uniquement les données téléchargées sur ou à partir d’un espace de collaboration ECE donné par cet utilisateur.
13. La fonctionnalité de «traduction automatique des données non opérationnelles» peut être utilisée dans le cadre des fonctionnalités suivantes:
a)
gestion des dossiers;
b)
évaluation d’une ECE; et
c)
appui technique et opérationnel.
14. Si la fonctionnalité de «traduction automatique des données non opérationnelles» utilise l’intelligence artificielle, l’eu-LISA informe les utilisateurs de la plateforme de collaboration des ECE de l’utilisation de cette technologie et du degré d’exactitude des résultats.
15. La fonctionnalité d’«évaluation d’une ECE» peut être utilisée même si la plateforme n’a pas été utilisée dans la phase opérationnelle de l’ECE. Elle prévoit deux processus distincts, à savoir des évaluations collaboratives et des évaluations utilisateur par utilisateur.
16. Les données opérationnelles transmises depuis et vers le système d’information centralisé et qui y sont stockées ne sont pas sauvegardées sur la plateforme et sont chiffrées de bout en bout en transit et au repos.
17. Les données non opérationnelles transmises depuis et vers le système d’information centralisé et qui y sont stockées sont régulièrement sauvegardées par la plateforme et sont chiffrées de bout en bout en transit.
18. Pour chaque espace de collaboration ECE, le système d’information centralisé permet uniquement aux profils de l’«administrateur de l’État membre», de l’«administrateur du Parquet européen» et de l’«utilisateur standard» de visualiser l’accord ECE concerné.
19. L’interface du système d’information centralisé est disponible dans toutes les langues officielles de l’Union, à l’exception des langues des États membres non liés par la présente décision.
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