Art. 5
Fonctionnalités logicielles spécifiques
Article 5
Fonctionnalités logicielles spécifiques
1. Le logiciel est au moins doté des fonctionnalités spécifiques suivantes aidant les utilisateurs lorsqu’ils accèdent aux données conformément aux chapitres III, IV et VI du règlement (UE) 2018/1240:
a)
une fonctionnalité affichant les dossiers de demande sur la base du temps restant jusqu’à la prochaine étape du traitement manuel, en tant qu’affichage par défaut, ainsi que proposant d’autres filtres disponibles pour personnaliser l’affichage des dossiers de demande pour chaque utilisateur:
i)
la date d’entrée dans la phase de traitement manuel;
ii)
toutes les demandes de consultation nécessaires et le temps restant jusqu’à l’expiration du délai pour la présentation d’avis (trié par défaut en fonction des demandes de consultation pour lesquelles il reste le moins de temps jusqu’à l’expiration du délai);
iii)
la prochaine étape du traitement manuel à réaliser par une unité nationale ETIAS consultée ou responsable de la demande;
iv)
le type de réponse positive ou de question de fond ayant déclenché le traitement manuel;
v)
le cas échéant, si la demande est présentée pour des motifs humanitaires ou en vertu d’obligations internationales de l’État membre;
vi)
les demandes marquées comme devant faire l’objet d’une attention particulière ou d’un traitement ad hoc;
vii)
pour l’unité nationale ETIAS de l’État membre responsable, le type d’avis reçu de la part des unités nationales ETIAS consultées ou d’Europol, y compris une mention indiquant s’il a ou non été reçu dans le délai imparti;
b)
une fonctionnalité permettant de calculer et d’afficher clairement le temps restant, ainsi que des avertissements concernant les délais pour le traitement manuel des demandes, y compris lorsque les unités nationales ETIAS ou Europol sont consultées;
c)
une fonctionnalité offrant à l’unité centrale ETIAS, aux unités nationales ETIAS et à Europol un tableau de bord de gestion donnant une vue d’ensemble de l’état d’avancement des opérations liées au traitement manuel;
d)
une fonctionnalité donnant la possibilité de marquer une demande comme devant faire l’objet d’une attention particulière ou d’un traitement ad hoc;
e)
une fonctionnalité donnant la possibilité de demander une notification de la décision adoptée par l’unité nationale ETIAS de l’État membre responsable concernant une demande au sujet de laquelle une unité nationale ETIAS a été consultée;
f)
une fonctionnalité permettant à l’unité centrale ETIAS et aux unités nationales ETIAS d’ajouter ou de supprimer des notes temporaires dans le dossier de demande;
g)
des fonctionnalités aidant les unités nationales ETIAS à traiter manuellement les demandes conformément aux articles 26 et 28 du règlement (UE) 2018/1240:
i)
pour les réponses positives visées à l’article 26, paragraphe 3, du règlement (UE) 2018/1240, une fonctionnalité mettant automatiquement à disposition un dossier pour extraction avec les données suivantes du dossier de demande: le «nom (nom de famille)»; le ou les «prénom(s)»; le «nom de naissance»; la «date de naissance»; le «lieu de naissance»; la «nationalité actuelle»; le «type de document de voyage, le numéro et le pays de délivrance de ce document»; ainsi que le numéro de référence unique du relevé ou du signalement ayant déclenché la réponse positive dans les systèmes d’information de l’Union européenne interrogés et cités à l’article 20, paragraphe 2, dudit règlement, permettant d’extraire ce relevé ou ce signalement. Lorsque des informations supplémentaires liées à la réponse positive déclenchée dans un système d’information de l’Union visée à cet article sont conservées dans un système national ou une base de données, les fonctionnalités susmentionnées devraient permettre de consulter ce système national ou cette base de données soutenant l’évaluation des risques recensés audit paragraphe;
ii)
pour les réponses positives visées à l’article 26, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1240, une fonctionnalité mettant automatiquement à disposition un dossier pour extraction avec les données suivantes du dossier de demande: les réponses données par le demandeur en vertu de l’article 17, paragraphes 4 et 6, dudit règlement, le «nom (nom de famille)», le ou les «prénom(s)», le «nom de naissance», la «date de naissance», le «lieu de naissance», la «nationalité actuelle» et le «type de document de voyage, le numéro et le pays de délivrance de ce document», permettant ainsi d’extraire des systèmes nationaux ou des bases de données pertinents des informations liées à la réponse positive, et soutenant l’évaluation des risques recensés audit paragraphe;
iii)
pour les réponses positives visées à l’article 26, paragraphe 5, du règlement (UE) 2018/1240, une fonctionnalité mettant automatiquement à disposition un dossier pour extraction avec les données suivantes du dossier de demande: le «nom (nom de famille)», le ou les «prénom(s)», le «nom de naissance», la «date de naissance», le «lieu de naissance», la «nationalité actuelle», le «type de document de voyage, le numéro et le pays de délivrance de ce document» et l’«identifiant national» de l’entrée de la liste de surveillance, permettant ainsi d’extraire des systèmes nationaux ou des bases de données pertinents des informations liées à la réponse positive, et soutenant l’évaluation des risques recensés audit paragraphe;
iv)
pour les réponses positives visées à l’article 26, paragraphe 6, du règlement (UE) 2018/1240, une fonctionnalité mettant automatiquement à disposition un dossier pour extraction avec les données suivantes du dossier de demande: le «nom (nom de famille)», le ou les «prénom(s)», le «nom de naissance», la «date de naissance», le «lieu de naissance», la «nationalité actuelle» et le «type de document de voyage, le numéro et le pays de délivrance de ce document», permettant d’extraire des systèmes nationaux ou des bases de données pertinents des informations liées à la réponse positive et soutenant l’évaluation des risques recensés audit paragraphe;
v)
une fonctionnalité permettant aux utilisateurs des unités nationales ETIAS de télécharger les résultats de l’évaluation des risques visés à l’article 26, paragraphe 7, deuxième alinéa, du règlement (UE) 2018/1240;
h)
une fonctionnalité permettant l’extraction des données pertinentes requises pour les procédures de recours nationales ou de l’Union, lorsque de telles procédures ont été engagées; l’enregistrement dans le système central ETIAS du fait qu’une procédure de recours a été ouverte, des numéros de référence correspondants du recours national ou de l’Union et de l’issue de ladite procédure;
i)
une fonctionnalité permettant l’extraction des informations ou documents supplémentaires visés à l’article 27, paragraphes 2 et 8, du règlement (UE) 2018/1240, ainsi que le téléchargement et la conservation des traductions de ces documents dans le dossier de demande;
j)
une fonctionnalité permettant d’assurer le suivi de l’issue des recours conformément à l’article 37, paragraphe 3, à l’article 40, paragraphe 3, et à l’article 41, paragraphe 7, du règlement (UE) 2018/1240, y compris de modifier ou d’effacer des données du système central ETIAS ou, le cas échéant, de délivrer une nouvelle autorisation de voyage;
k)
une fonctionnalité destinée à attribuer les dossiers de demande ainsi qu’à limiter ou permettre leur visibilité à des utilisateurs spécifiques de la même unité nationale ETIAS ou de l’unité centrale ETIAS, afin de permettre la coordination entre utilisateurs;
l)
une fonctionnalité permettant à Europol d’extraire les données qui lui ont été transmises par l’unité centrale ETIAS telle que visées à l’article 29, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1240;
m)
une fonctionnalité permettant à l’unité centrale ETIAS d’accéder au système central ETIAS pour traiter les demandes de consultation de données conservées dans ledit système présentées par Europol, sans voir les paramètres de recherche de la demande d’Europol ni les résultats de la recherche, ainsi que d’informer Europol de la transmission des données conformément à l’article 53 du règlement (UE) 2018/1240;
n)
une fonctionnalité permettant à Europol d’extraire un dossier contenant les données résultant de la demande de consultation visée au point m);
o)
une fonctionnalité destinée à attribuer les demandes de consultation à des utilisateurs spécifiques au sein d’Europol;
p)
une fonctionnalité permettant aux utilisateurs de l’unité centrale ETIAS ou des unités nationales ETIAS de travailler simultanément sur différentes réponses positives dans un même dossier de demande et de se coordonner afin de consolider un avis lorsque plus d’une réponse positive est recensée pour cette unité concernant un dossier de demande;
q)
une fonctionnalité garantissant qu’un seul utilisateur, au sein de l’unité centrale ETIAS ou d’une unité nationale ETIAS, peut travailler sur la même réponse positive, au même moment, dans un dossier de demande;
r)
une fonctionnalité permettant l’extraction manuelle d’une autorisation de voyage délivrée à des fins d’annulation et de révocation;
s)
une fonctionnalité permettant à l’unité centrale ETIAS et aux unités nationales ETIAS de traiter les dossiers de demande aux fins de l’article 44 du règlement (UE) 2018/1240.
2. La fonctionnalité visée au paragraphe 1, point q), permet aux utilisateurs de voir les réponses positives sur lesquelles il n’est pas possible de travailler à un moment donné. Les utilisateurs disposant d’identifiants d’accès appropriés sont en mesure de voir le contenu de la réponse positive à tout moment.
3. L’eu-LISA décrit les détails des fonctionnalités logicielles spécifiques visées au paragraphe 1, le format des données des dossiers extraits visés au paragraphe 1, points g), l), m) et n), du présent article et l’approche technique prévue pour l’établissement des relevés de toutes les opérations de traitement de données visé à l’article 26, paragraphe 7, du règlement (UE) 2018/1240 dans les spécifications techniques prévues à l’article 73, paragraphe 3, dudit règlement.
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