Art. 155
Modalités de communication
En vigueur depuis le 29 oct. 2012
Article 155
Modalités de communication
(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Les modalités de remise des offres et des demandes de participation sont déterminées par le pouvoir adjudicateur, qui peut choisir un mode exclusif de communication. Les offres et les demandes de participation peuvent être présentées par lettre ou par moyen électronique. En outre, les demandes de participation peuvent être transmises par télécopieur.
Les moyens de communication retenus doivent être couramment à la disposition du public et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marchés.
Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:
a)
que chaque soumission contienne toute l’information nécessaire pour son évaluation;
b)
que l’intégrité des données soit préservée;
c)
que la confidentialité des offres et des demandes de participation soit préservée et que le pouvoir adjudicateur ne prenne connaissance de ces offres et demandes de participation qu’à l’expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci;
d)
que la protection des données à caractère personnel soit assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
Si nécessaire, pour des raisons de preuve juridique, les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger que les demandes de participation faites par télécopieur soient confirmées par lettre ou par moyen électronique dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant la date limite prévue à l’article 152.
2. Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et demandes de participation par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire et être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marchés.
3. Sauf pour les marchés dont la valeur est inférieure au seuil prévu à l’article 170, paragraphe 1, les dispositifs de réception électronique des offres et des demandes de participation doivent garantir, par des moyens techniques et des procédures appropriées:
a)
que l’opérateur économique peut être authentifié avec certitude;
b)
que l’heure et la date exactes de la réception des offres et des demandes de participation peuvent être déterminées avec précision;
c)
qu’il peut être raisonnablement assuré que personne ne peut avoir accès aux données transmises en vertu des présentes exigences avant les dates limites spécifiées;
d)
qu’en cas de violation de cette interdiction d’accès, il peut être raisonnablement assuré que la violation est clairement détectable;
e)
que seules les personnes autorisées peuvent fixer ou modifier les dates de l’ouverture des données reçues;
f)
que lors des différents stades de la procédure de passation de marchés, seule l’action simultanée des personnes autorisées peut permettre l’accès à la totalité, ou à une partie, des données soumises;
g)
que l’action simultanée des personnes autorisées ne peut donner accès aux données transmises qu’après la date spécifiée;
h)
que les données reçues et ouvertes en application des présentes exigences ne demeurent accessibles qu’aux personnes autorisées à en prendre connaissance.
4. Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et des demandes de participation par voie électronique, les documents électroniques soumis à l’aide de ces systèmes sont considérés comme étant les originaux, signés par un mandataire habilité de l’opérateur économique.
5. Lorsque la transmission des offres ou des demandes de participation se fait par lettre, elle se fait, au choix des soumissionnaires ou des candidats:
a)
soit par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d’appel à la concurrence précisent qu’est retenue la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;
b)
soit par dépôt dans les services de l’institution directement ou par tout mandataire du soumissionnaire ou du candidat, auquel cas les documents d’appel à la concurrence précisent, outre les informations visées à l’article 138, paragraphe 2, point a), le service auquel les offres ou demandes de participation sont remises contre reçu daté et signé.
6. Afin de conserver le secret et d’éviter toute difficulté dans le cas des envois d’offres par lettre, la mention suivante figure dans l’appel d’offres:
L’envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l’enveloppe intérieure portant, en plus de l’indication du service destinataire, comme indiqué dans l’appel d’offres, la mention appel d’offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l’expéditeur.
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