Art. 6

Procédures administratives

Article 6 Procédures administratives 1. L’ECDC peut désigner un comité de coordination afin de faciliter la communication entre l’ECDC et un réseau spécialisé donné. 2. L’ECDC convoque régulièrement des réunions des réseaux afin d’examiner les objectifs de surveillance, les définitions de cas, les modifications des métadonnées, les plans d’analyse des données, les résultats de la surveillance, les bonnes pratiques ou les innovations techniques, en consultation avec le comité de coordination du réseau concerné, lorsqu’il a été désigné. 3. Les réunions des réseaux peuvent se tenir en présentiel, en ligne ou en format hybride, et l’ECDC en assure le secrétariat. 4. L’ECDC communique l’ordre du jour définitif au réseau au plus tard une semaine avant la réunion. L’ECDC établit le procès-verbal et communique un compte rendu de la réunion à tous les participants. Il assure le suivi de toute question nécessitant des mesures supplémentaires, en consultation avec le comité de coordination du réseau, lorsqu’il a été désigné, et rend compte des suites données au réseau par écrit ou lors de la réunion suivante du réseau. 5. Lorsque les réunions des réseaux se tiennent en ligne ou en format hybride, l’ECDC peut inviter les participants à présenter des observations écrites sur les propositions. Pour toute discussion technique urgente entre deux réunions du réseau, l’ECDC peut consulter le comité de coordination du réseau concerné, lorsqu’il a été désigné, par écrit ou par voie électronique. 6. L’ECDC diffuse suffisamment à l’avance tous les documents destinés aux réunions des réseaux ou des comités de coordination ainsi qu’aux consultations, et laisse assez de temps pour permettre un examen approfondi et la coordination interne des positions nationales et des avis écrits par l’instance nationale de coordination. 7. Pour les dispositifs de surveillance gérés conjointement avec l’OMS, les réunions des réseaux peuvent être organisées conjointement, l’ECDC et l’OMS collaborant à leur organisation et les modalités financières étant convenues entre l’ECDC et l’OMS.

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