Art. 4

Collecte d’informations en cours d’enquête

En vigueur depuis le 21 juin 2023

Article 4 Collecte d’informations en cours d’enquête 1. En présence d’éléments qui justifient l’ouverture d’une enquête, le Médiateur identifie les allégations du plaignant qui s’inscrivent dans le cadre celle-ci. 2. Le Médiateur peut demander à l’institution concernée de fournir une réponse au sujet de ces allégations. Il peut également demander à l’institution concernée de formuler un avis sur certains aspects spécifiques des allégations ainsi que sur des questions particulières découlant de la plainte, ou s’y rapportant. 3. À la demande du Médiateur, à des fins d’enquête, les institutions lui fournissent des informations, y compris des documents, conformément aux dispositions de l’article 5 du Statut. L’équipe d’enquête du Médiateur peut examiner ces informations et inspecter les documents, soit dans les locaux de l’institution concernée, soit par voie électronique. Les informations classifiées de l’UE sont mises à disposition dans les locaux de l’institution concernée, sauf s’il en a été convenu autrement avec le Médiateur. 4. Les réponses de l’institution sur les sujets mentionnés aux paragraphes 2 et 3 sont faites dans le délai précisé par le Médiateur, qui n’excède pas trois mois en principe. Le délai de réponse précis doit être raisonnable et tenir compte de la complexité et de l’urgence de l’enquête. Si le Médiateur considère que l’enquête est d’intérêt public, ce délai raisonnable de réponse est aussi court que possible. Si l’institution concernée n’est pas en mesure de fournir une réponse dans le délai fixé, elle formule une demande motivée de prolongation de celui-ci. 5. Le Médiateur peut demander à l’institution concernée d’organiser une réunion avec son équipe d’enquête afin de clarifier les questions s’inscrivant dans le cadre de l’enquête. 6. Le Médiateur peut procéder à l’audition des fonctionnaires ou autres agents d’une institution conformément à l’article 7 du Statut. 7. Le Médiateur peut, dans le cadre d’une enquête, demander à un État membre, par l’intermédiaire de sa représentation permanente auprès de l’Union, de fournir des informations ou documents se rapportant à des allégations de mauvaise administration formulées à l’encontre d’une institution, conformément aux règles définies dans le Statut. 8. Lorsqu’une institution ou un État membre fournit des informations ou des documents au Médiateur conformément aux paragraphes 2, 3, 5 ou 7, il identifie clairement les informations classifiées de l’UE ou toute autre information qu’il considère comme étant confidentielle. Le Médiateur ne divulgue pas ces informations au plaignant ou au public sans le consentement préalable écrit de l’institution, ou de l’autorité compétente de l’État membre concerné. Le Médiateur traite les informations classifiées de l’UE conformément aux règles énoncées dans le Statut et dans la décision du Médiateur relative aux règles et procédures de sécurité régissant l’accès aux informations classifiées de l’UE. 9. À la demande du Médiateur, les institutions fournissent leurs réponses dans la langue de la plainte. Si nécessaire, le Médiateur peut demander aux institutions de fournir des copies des documents pertinents dans la langue dans laquelle la plainte est rédigée. Le cas échéant, le Médiateur agit de manière proportionnée et raisonnable, en tenant compte à la fois des besoins du plaignant et des ressources des institutions. 10. Le Médiateur conserve les documents ou informations obtenus d’une institution ou d’un État membre au cours d’une enquête et identifiés, par cette institution ou cet État membre, comme étant confidentiels, y compris des informations classifiées de l’UE, uniquement tant que l’enquête est en cours et que le délai pour traiter toute éventuelle demande de réexamen présentée conformément à l’article 9, paragraphe 3, n’a pas expiré. Ces documents ou informations sont détruits après la clôture de l’enquête et l’expiration du délai de traitement de toute éventuelle demande de réexamen. Le Médiateur peut demander à une institution ou un État membre de conserver ces documents ou informations pour une durée d’au moins cinq ans, à compter de la notification les informant que le Médiateur ne conserve plus les documents ou informations. 11. Si une institution ou un État membre ne fournit pas au Médiateur l’assistance décrite aux paragraphes 2, 3, 5 et 7, le Médiateur rappelle à l’institution ou à l’État membre concerné les raisons pour lesquelles cette assistance est nécessaire. Si, après discussion avec l’institution ou l’État membre concerné, la question ne peut pas être réglée à la satisfaction du Médiateur, ce dernier peut en informer le Parlement européen, qui prend les mesures qui s’imposent. 12. Le Médiateur peut, à des fins d’enquête, demander au plaignant ou à une tierce partie de lui fournir des informations ou documents, ou de clarifier les informations ou documents qui lui ont déjà été fournis. Le cas échéant, le Médiateur peut solliciter l’avis du plaignant sur la position de l’institution, sans préjudice de l’article 5, paragraphe 8, du Statut. Le Médiateur peut également demander une réunion avec le plaignant afin de clarifier les questions qui relèvent du champ d’application de l’enquête. Le Médiateur peut clore une enquête lorsque le plaignant a omis de fournir les informations nécessaires pour la mener à bien. 13. Le Médiateur peut commander des études ou des rapports d’experts jugés pertinents pour l’exercice de son mandat, y compris dans les cas visés à l’article 2, paragraphe 6, du Statut.

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