Art. 207

Justification des demandes de paiement

En vigueur depuis le 29 oct. 2012

Article 207 Justification des demandes de paiement (Article 135 du règlement financier) 1. Pour chaque subvention, le préfinancement peut être fractionné en plusieurs tranches dans le respect du principe de bonne gestion financière. Le paiement intégral du nouveau versement du préfinancement est subordonné à la consommation du préfinancement précédent à hauteur d’au moins 70 % de son montant total. Lorsque la consommation du préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau versement de préfinancement est diminué de la part non utilisée du versement de préfinancement initial. Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l’appui de sa demande de nouveau versement. 2. Le bénéficiaire certifie sur l’honneur le caractère complet, fiable et sincère des informations contenues dans ses demandes de paiement, sans préjudice des dispositions de l’article 110. Il certifie aussi que les coûts encourus peuvent être considérés comme éligibles, conformément aux dispositions de la convention ou décision de subvention, et que les demandes de paiement sont étayées par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l’objet d’un contrôle. 3. Un certificat relatif aux états financiers de l’action ou du programme de travail et aux comptes sous-jacents, produit par un contrôleur des comptes externe ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant, peut être exigé à l’appui de tout paiement par l’ordonnateur compétent, sur la base d’une analyse du risque. Ce certificat est joint à la demande de paiement. Ce document certifie, conformément à une méthodologie agréée par l’ordonnateur compétent et sur la base de procédures convenues conformes aux normes internationales, que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers sur lesquels s’appuie la demande de paiement sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles conformément aux dispositions de la convention ou décision de subvention. Dans des cas spécifiques et dûment justifiés, l’ordonnateur compétent peut demander le certificat sous la forme d’un avis ou sous un autre format respectant les normes internationales. Le certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents est obligatoire pour les paiements intermédiaires et pour les paiements de solde dans les cas suivants: a) les subventions d’action pour lesquelles le montant accordé sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier s’élève à 750 000 EUR ou plus, lorsque le montant cumulé des demandes de paiement sous cette forme s’établit à 325 000 EUR au moins; b) les subventions de fonctionnement pour lesquelles le montant accordé sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier s’élève à 100 000 EUR ou plus. Sur la base d’une analyse du risque, l’ordonnateur compétent peut de plus exonérer de l’obligation de produire un tel certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents: a) les organismes publics et les organisations internationales visées à l’article 43; b) les bénéficiaires de subventions en matière d’aide humanitaire, d’opérations urgentes de protection civile et de gestion des situations de crise, sauf pour les paiements de solde; c) pour les versements de solde, les bénéficiaires de subventions en matière humanitaire qui ont signé une convention-cadre de partenariat ou qui ont reçu la notification d’une décision-cadre de partenariat, telle que visées à l’article 178, et ont mis en place un système de contrôle offrant des garanties équivalentes pour ces paiements; d) les bénéficiaires de subventions multiples qui ont fourni des certificats indépendants présentant des garanties équivalentes en ce qui concerne le système de contrôle et la méthodologie utilisés pour l’établissement de leurs créances. L’ordonnateur compétent peut en outre lever l’obligation de produire un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents, lorsqu’un audit a été ou sera réalisé directement par les services de la Commission ou par un organisme que cette dernière aura mandaté à cet effet, qui offre des garanties équivalentes concernant les coûts déclarés. En cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils prévus au troisième alinéa, points a) et b), sont à appliquer par bénéficiaire. 4. Un rapport de vérification opérationnelle, présenté par un tiers indépendant agréé par l’ordonnateur compétent, peut être demandé par ce dernier à l’appui de tout paiement, sur la base d’une analyse du risque. Lorsque l’ordonnateur compétent le demande, le rapport de vérification est joint à la demande de paiement et les coûts correspondants sont éligibles dans les mêmes conditions que les coûts relatifs aux certificats d’audit, tels que visés à l’article 126 du règlement financier. Le rapport de vérification précise que la vérification opérationnelle a été réalisée conformément à une méthodologie approuvée par l’ordonnateur compétent et indique si l’action ou le programme de travail a été effectivement mis en œuvre conformément aux conditions exposées dans la convention ou la décision de subvention.

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