Art. 89
Création et administration de régies d’avances
En vigueur depuis le 18 juil. 2018
Article 89
Création et administration de régies d’avances
1. La création d’une régie d’avances et la désignation d’un régisseur d’avances font l’objet d’une décision du comptable de l’institution de l’Union, sur la base d’une proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d’avances et de l’ordonnateur.
Les régisseurs d’avances sont choisis parmi les fonctionnaires ou, en cas de nécessité et uniquement dans des cas dûment justifiés, parmi les autres agents ou, conformément aux conditions fixées dans les règles internes de la Commission, parmi les membres du personnel employé par la Commission dans le domaine des aides visant des situations de crise et des opérations d’aide humanitaire, pour autant que leur contrat de travail garantisse, en termes d’engagement de responsabilité, un niveau de protection équivalant à celui des règles applicables aux agents en vertu de l’article 95. Les régisseurs d’avances sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.
2. Dans les propositions de décision pour créer une régie d’avances, l’ordonnateur compétent est tenu de veiller:
a)
à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l’accès au système informatique comptable central existe;
b)
à n’avoir recours à des régies d’avances que dans les cas dûment justifiés.
Dans ses décisions de création d’une régie d’avances, le comptable précise les conditions de fonctionnement et d’utilisation de la régie d’avances.
La modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances fait également l’objet d’une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent.
3. Les comptes bancaires d’une régie d’avances sont ouverts et contrôlés par le comptable, qui autorise les délégations de signature sur ces comptes sur la base d’une proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent.
4. Les régies d’avances sont alimentées par le comptable de l’institution de l’Union et sont placées sous la responsabilité des régisseurs d’avances.
5. Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale ou d’ordres de paiements signés par l’ordonnateur compétent.
Les opérations d’une régie d’avances sont régularisées par l’ordonnateur à la fin du mois qui suit, afin d’assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire.
6. Le comptable procède, ou fait procéder par un agent de ses services ou des services ordonnateurs spécialement mandaté à cet effet, à des vérifications. Ces vérifications se déroulent, en règle générale, sur place et, au besoin, d’une manière inopinée, en vue de la vérification de l’existence des fonds confiés aux régisseurs d’avances, la vérification de la tenue de la comptabilité et la vérification de la régularisation des opérations de la régie d’avances dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l’ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.
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