Art. 9
Portée des politiques, procédures et contrôles internes
En vigueur depuis le 31 mai 2024
Article 9
Portée des politiques, procédures et contrôles internes
1. Les entités assujetties disposent de politiques, de procédures et de contrôles internes visant à garantir la conformité au présent règlement, au règlement (UE) 2023/1113 et à tout acte administratif émis par tout superviseur, et, en particulier:
a)
à atténuer et gérer efficacement les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme identifiés au niveau de l’Union, de l’État membre et de l’entité assujettie;
b)
outre l’obligation d’appliquer des sanctions financières ciblées, à atténuer et gérer les risques d’absence de mise en œuvre et de contournement de sanctions financières ciblées.
Ces politiques, procédures et contrôles visés au premier alinéa sont proportionnés à la nature des activités, y compris à leurs risques et à leur complexité, ainsi qu’à la taille de l’entité assujettie et couvrent l’ensemble des activités de l’entité assujettie qui relèvent du champ d’application du présent règlement.
2. Les politiques, procédures et contrôles visés au paragraphe 1 comprennent:
a)
les politiques et procédures internes, y compris en particulier:
i)
la réalisation et l’actualisation de l’évaluation des risques à l’échelle de l’entité;
ii)
le cadre de gestion des risques de l’entité assujettie;
iii)
la vigilance à l’égard de la clientèle aux fins de la mise en œuvre du chapitre III du présent règlement, y compris des procédures pour déterminer si le client, le bénéficiaire effectif, ou la personne pour le compte ou au profit de laquelle une transaction ou une activité est menée est une personne politiquement exposée ou un membre de la famille ou une personne connue pour être étroitement associée;
iv)
la déclaration des transactions suspectes;
v)
la sous-traitance et le recours à d’autres entités assujetties pour la vigilance à l’égard de la clientèle;
vi)
la conservation des informations et les politiques relatives au traitement des données à caractère personnel conformément aux articles 76 et 77;
vii)
la surveillance et la gestion de la conformité à ces politiques et procédures internes conformément au point b) du présent paragraphe, le recensement et la gestion des carences et la mise en œuvre de mesures correctives;
viii)
lors du recrutement et de l’affectation du personnel à certaines tâches et fonctions et lors de la nomination des agents et distributeurs, la vérification, proportionnellement aux risques associés aux tâches et fonctions à exécuter, de l’honorabilité de ces personnes;
ix)
la communication interne des politiques, procédures et contrôles internes de l’entité assujettie, y compris à destination de ses agents, distributeurs et prestataires de services participant à la mise en œuvre de ses politiques en matière de LBC/FT;
x)
une politique de formation du personnel et, le cas échéant, des agents et distributeurs en ce qui concerne les mesures mises en place par l’entité assujettie pour se conformer aux exigences du présent règlement, du règlement (UE) 2023/1113 et de tout acte administratif émis par tout superviseur;
b)
les contrôles internes et une fonction d’audit indépendante chargée de tester les politiques et procédures internes visées au point a) du présent paragraphe ainsi que les contrôles mis en place dans l’entité assujettie; en l’absence d’une fonction d’audit indépendante, les entités assujetties peuvent faire effectuer ce test par un expert externe.
Les politiques, procédures et contrôles internes visés au premier alinéa sont consignés par écrit. Les politiques internes sont approuvées par l’organe de direction dans sa fonction de direction. Les procédures internes et les contrôles sont approuvés au moins au niveau du gestionnaire de la conformité.
3. Les entités assujetties tiennent à jour les politiques, procédures et contrôles internes et les améliorent lorsque des faiblesses sont constatées.
4. Au plus tard le 10 juillet 2026, l’ALBC émet des orientations concernant les éléments dont il convient que les entités assujetties tiennent compte, sur la base de la nature de leurs activités, y compris leurs risques et leur complexité, ainsi que de leur taille, lorsqu’elles décident de l’étendue de leurs politiques, procédures et contrôles internes, en particulier en ce qui concerne le personnel affecté aux fonctions de conformité. Ces orientations recensent également les situations dans lesquelles, en raison de la nature et de la taille de l’entité assujettie:
i)
des contrôles internes doivent être organisés au niveau de la fonction commerciale, de la fonction de conformité et de la fonction d’audit;
ii)
la fonction d’audit indépendant peut être exercée par un expert externe.
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