Art. 30
Documentation et journalisation; dispositions particulières relatives à la transmission automatisée et non automatisée
En vigueur depuis le 23 juin 2008
Article 30
Documentation et journalisation; dispositions particulières relatives à la transmission automatisée et non automatisée
1. Chaque État membre garantit que toute transmission et toute réception non automatisée de données à caractère personnel sont documentées par l'autorité gestionnaire du fichier et par l'autorité effectuant la consultation, afin de vérifier l'admissibilité de la transmission. La documentation comprend les indications suivantes:
a)
le motif de la transmission;
b)
les données transmises;
c)
la date de la transmission, et
d)
la dénomination ou le code de référence de l'autorité effectuant la consultation et de l'autorité gestionnaire du fichier.
2. Les dispositions suivantes s'appliquent à la consultation automatisée de données effectuée sur la base des articles 3, 9 et 12 et à la comparaison automatisée effectuée en vertu de l'article 4:
a)
seuls les fonctionnaires des points de contact nationaux particulièrement habilités à cet effet peuvent procéder à la consultation ou à la comparaison automatisées. Sur demande, la liste des fonctionnaires habilités à effectuer des consultations ou des comparaisons automatisées est mise à la disposition des autorités de surveillance visées au paragraphe 5, ainsi que des autres États membres;
b)
chaque État membre veille à ce que l'autorité gestionnaire du fichier et l'autorité effectuant la consultation notent toute transmission et toute réception de données dans un registre de journalisation, en précisant si une concordance a été obtenue ou non. La journalisation comprend les informations suivantes:
i)
les données transmises,
ii)
la date et l'heure précises de la transmission, et
iii)
la dénomination ou le code de référence de l'autorité effectuant la consultation et de l'autorité gestionnaire du fichier.
L'autorité qui effectue la consultation journalise également le motif de la consultation ou de la transmission ainsi que la référence de l'agent qui a réalisé la consultation et celle de l'agent qui a ordonné la consultation ou la transmission.
3. Sur demande des autorités compétentes en matière de protection des données de l'État membre concerné, l'autorité réalisant la journalisation leur transmet sans délai les données journalisées, au plus tard dans les quatre semaines qui suivent la réception de la demande. Les données journalisées ne peuvent être utilisées qu'aux fins suivantes:
a)
contrôler la protection des données;
b)
assurer la sécurité des données.
4. Les données journalisées sont protégées par des dispositions appropriées contre toute utilisation inadéquate et toute autre forme d'abus et sont conservées pendant deux ans. Au terme de la période de conservation, les données journalisées sont immédiatement effacées.
5. Le contrôle légal de la transmission ou de la réception de données à caractère personnel incombe aux autorités indépendantes compétentes en matière de protection des données ou, le cas échéant, aux autorités judiciaires respectives des États membres. Dans le respect du droit national, toute personne peut demander à ces autorités de contrôler la licéité du traitement de données la concernant. Indépendamment de telles demandes, ces autorités ainsi que les autorités chargées de la journalisation effectuent des contrôles aléatoires pour contrôler la licéité des transmissions, à l'aide des dossiers pour lesquels les consultations ont eu lieu.
Les résultats de ces contrôles sont conservés pendant dix-mois mois en vue d'une inspection des autorités indépendantes compétentes en matière de protection des données. À l'expiration de cette période, ils sont immédiatement effacés. Chaque autorité compétente en matière de protection des données peut être invitée par l'autorité indépendante chargée de la protection des données d'un autre État membre à exercer ses compétences conformément au droit national. Les autorités indépendantes compétentes en matière de protection des données des États membres font preuve de la coopération nécessaire pour effectuer leurs inspections, notamment en échangeant les informations pertinentes.
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