Art. 9
Demandes de visite
En vigueur depuis le 10 févr. 2021
Article 9
Demandes de visite
1. Les visites effectuées par les bénéficiaires ou les sous-traitants dans les établissements d’autres bénéficiaires ou sous-traitants, ou dans les locaux de l’autorité octroyant la subvention, qui impliquent l’accès à des informations classifiées CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET, sont organisées selon la procédure suivante:
a)
le responsable de la sécurité de l’établissement qui envoie le visiteur remplit toutes les parties pertinentes du formulaire de demande de visite (DDV) et soumet la demande à l’ANS ou à l’ASD de l’établissement. Un modèle de formulaire de DDV figure à l’annexe III, appendice C;
b)
l’ANS ou l’ASD de l’établissement d’envoi doit confirmer l’HSP du visiteur avant de soumettre la DDV à l’ANS ou à l’ASD de l’établissement d’accueil (ou à l’autorité de sécurité de la Commission si la visite a lieu dans les locaux de l’autorité octroyant la subvention);
c)
le responsable de la sécurité de l’établissement d’envoi obtient ensuite de son ANS ou son ASD la réponse de l’ANS ou de l’ASD de l’établissement d’accueil (ou de l’autorité de sécurité de la Commission) signifiant l’approbation ou le rejet de la DDV;
d)
une DDV est réputée approuvée si aucune objection n’est formulée dans les cinq jours ouvrables qui précèdent la date de la visite.
2. Les visites qui sont effectuées par des fonctionnaires ou des experts ou des auditeurs de l’autorité octroyant la subvention dans les établissements de bénéficiaires ou de sous-traitants et qui impliquent l’accès à des informations classifiées CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou SECRET UE/EU SECRET sont organisées selon la procédure suivante:
a)
le visiteur remplit toutes les parties pertinentes du formulaire de DDV et soumet celui-ci à l’autorité de sécurité de la Commission;
b)
l’autorité de sécurité de la Commission confirme l’HSP du visiteur avant de soumettre la DDV à l’ANS ou à l’ASD de l’établissement d’accueil;
c)
l’autorité de sécurité de la Commission obtient une réponse de l’ANS ou de l’ASD de l’établissement d’accueil signifiant l’approbation ou le rejet de la DDV;
d)
une DDV est réputée approuvée si aucune objection n’est formulée dans les cinq jours ouvrables qui précèdent la date de la visite.
3. Une DDV peut couvrir une seule visite ou des visites récurrentes. Dans le cas de visites récurrentes, la DDV peut être valable pendant une durée maximale d’un an à compter de la date de début demandée.
4. La durée de validité de la DDV n’excède pas la durée de validité de l’HSP du visiteur.
5. En règle générale, la DDV doit être soumise à l’autorité de sécurité compétente de l’établissement d’accueil au moins 15 jours ouvrables avant la date de la visite.
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