Art. 7
Secrétariat permanent
En vigueur depuis le 9 oct. 2025
Article 7
Secrétariat permanent
1. Le secrétariat permanent de l’instance est assuré par des fonctionnaires ou agents de la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.
2. Sous l’autorité du président, le secrétariat permanent:
a)
vérifie la qualité de l’ordonnateur saisissant, de son représentant désigné et des observateurs éventuels;
b)
vérifie que les demandes de recommandations sont complètes et contiennent tous les documents et informations nécessaires;
c)
identifie tout autre ordonnateur concerné par le dossier qui est susceptible d’être proposé en qualité d’observateur;
d)
organise les démarches et contacts nécessaires avec l’ordonnateur saisissant, le service juridique de la Commission et les autres observateurs qui sont ou pourraient être associés au dossier en question, afin de compléter ce dernier;
e)
établit des projets à soumettre à l’instance et les transmet au président, aux autres membres et aux observateurs appelés à participer aux délibérations relatives à un dossier;
f)
propose au président le projet du calendrier des réunions de l’instance;
g)
établit un projet d’ordre du jour des réunions de l’instance et le transmet aux membres et aux participants aux réunions de l’instance;
h)
vérifie la présence des personnes et documents nécessaires pour assurer la régularité des délibérations de l’instance;
i)
assiste aux délibérations de l’instance, et en assure le suivi;
j)
établit un compte rendu sommaire de chaque réunion et le met à la disposition des membres;
k)
transmet au nom de l’instance des documents et des communications aux personnes ou aux entités faisant l’objet de la procédure, notamment la lettre exposant les faits allégués et les constatations ainsi que la qualification juridique préliminaire de la conduite;
l)
transmet la recommandation adoptée par l’instance à l’ordonnateur saisissant;
m)
assure le suivi de toute correspondance adressée à l’instance ou concernant ses activités;
n)
tient le registre des recommandations adoptées par l’instance et de toutes les décisions prises par les ordonnateurs compétents; et
o)
veille à la publication des décisions relatives aux exclusions et aux sanctions financières visées à l’article 142 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.
3. Le secrétariat permanent peut être contacté à l’adresse électronique suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
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