Art. 51

Disponibilité des documents

En vigueur depuis le 11 mars 2014

Article 51 Disponibilité des documents 1. L'autorité de gestion fait en sorte que toutes les pièces justificatives concernant des dépenses supportées par le Fonds pour des opérations pour lesquelles le montant total des dépenses éligibles est inférieur à 1 000 000 EUR soient mises à la disposition de la Commission et de la Cour des comptes, à leur demande, pour une durée de trois ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses de l'opération. Pour les opérations autres que celle visée au premier alinéa, toutes les pièces justificatives sont mises à disposition pendant une période de deux ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses finales de l'opération achevée. Une autorité de gestion peut décider d'appliquer aux opérations pour lesquelles le montant total des dépenses éligibles est inférieur à 1 000 000 EUR la règle visée au deuxième alinéa. Le délai visé au premier alinéa est interrompu en cas de procédure judiciaire ou à la demande dûment motivée de la Commission. 2. L'autorité de gestion informe les bénéficiaires de la date de commencement de la période visée au paragraphe 1. 3. Les documents sont conservés sous la forme d'originaux ou de copies certifiées conformes des originaux, ou sur des supports de données communément admis contenant les versions électroniques des documents originaux ou les documents existant uniquement sous forme électronique. 4. Les documents sont conservés sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pour une durée n'excédant pas la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données ont été collectées ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. 5. La procédure de certification de la conformité des documents conservés sur des supports de données communément admis avec le document original est établie par les autorités nationales; elle garantit que les versions conservées sont conformes aux prescriptions légales nationales et sont fiables à des fins d'audit. 6. Lorsque des documents n'existent que sous forme électronique, les systèmes informatiques utilisés respectent des normes de sécurité reconnues garantissant que les documents conservés sont conformes aux prescriptions légales nationales et sont fiables à des fins d'audit.

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