Art. 31
Tenue de registres
En vigueur depuis le 17 avr. 2019
Article 31
Tenue de registres
1. L'eu-LISA et les autorités compétentes veillent, conformément à leurs responsabilités respectives, à ce que toutes les activités de traitement de données dans l'ECRIS-TCN soient consignées dans un registre conformément au paragraphe 2 aux fins de la vérification de la recevabilité des demandes ainsi que du contrôle de l'intégrité et de la sécurité des données et de la licéité du traitement des données, de même qu'à des fins d'autocontrôle.
2. Le registre mentionne:
a)
la finalité de la demande d'accès aux données de l'ECRIS-TCN;
b)
les données transmises, visées à l'article 5;
c)
la référence du fichier national;
d)
la date et l'heure précise de l'opération;
e)
les données utilisées pour la demande;
f)
les données d'identification de l'agent qui a effectué la recherche.
3. Le registre des opérations de consultation et de transmission des données permet d'établir le motif de telles opérations.
4. Les registres ne sont utilisés que pour contrôler la licéité du traitement des données et pour garantir l'intégrité et la sécurité de celles-ci. Seuls les registres contenant des données à caractère non personnel peuvent être utilisés aux fins du suivi et de l'évaluation visés à l'article 36. Ces registres sont protégés par des mesures appropriées contre tout accès non autorisé et sont effacés au bout de trois ans s'ils ne sont plus nécessaires à une procédure de contrôle déjà engagée.
5. Sur demande, l'eu-LISA met, sans retard injustifié, les registres de ses opérations de traitement à la disposition des autorités centrales.
6. Les autorités de contrôle nationales compétentes chargées de vérifier la recevabilité de la demande et de contrôler la licéité du traitement des données ainsi que l'intégrité et la sécurité des données ont accès aux registres à leur demande aux fins de l'accomplissement des tâches qui leur incombent. Sur demande, les autorités centrales mettent, sans retard injustifié, les registres de leurs opérations de traitement à la disposition des autorités de contrôle nationales compétentes.
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