Art. 7
Coordinateurs de la protection des données
En vigueur depuis le 3 juil. 2020
Article 7
Coordinateurs de la protection des données
1. Le responsable délégué du traitement nomme un CPD et, s’il y a lieu, un ou plusieurs CPD adjoints au sein de la direction générale ou du service dont il a la responsabilité. Plusieurs responsables délégués du traitement peuvent, pour des raisons de cohérence ou d’efficience, décider de nommer un CPD ou un CPD adjoint commun ou de se partager les services d’un CPD ou d’un CPD adjoint déjà nommé. Les responsables délégués du traitement concernés consignent cette décision par écrit.
2. Le CPD nommé par une direction générale ou un service est également compétent pour le cabinet responsable de cette direction générale ou de ce service. Le CPD nommé pour le secrétariat général est compétent pour le cabinet du président ainsi que pour les cabinets dont le secrétariat général est le seul service d’appui. Lorsqu’un cabinet est responsable de plusieurs directions générales ou de plusieurs services, les responsables délégués du traitement décident lesquels, parmi leurs CPD respectifs, sont compétents pour ce cabinet.
3. Le DPD, le personnel de la direction générale ou du service concerné et le cabinet responsable sont informés de toute nouvelle nomination d’un CPD.
Les CPD nouvellement nommés suivent une formation afin d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leur fonction dans les six mois suivant leur nomination. Ceux qui ont précédemment occupé un poste de CPD dans une autre direction générale ou dans un autre service ou qui ont fait partie du personnel du DPD dans les deux années précédant leur nomination en tant que CPD sont exemptés de cette obligation de formation.
4. Les responsables délégués du traitement prennent les dispositions nécessaires pour que le CPD soit associé, d’une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données au sein de leur direction générale ou de leur service et pour que les avis rendus par le CPD soient, à la demande de ce dernier, rapidement portés à leur attention.
5. Les CPD sont choisis sur la base de leur connaissance et de leur expérience du fonctionnement de la direction générale ou du service concerné, de leur motivation pour cette fonction, de leurs compétences en matière de protection des données, de leur compréhension des principes qui régissent les systèmes d’information et de leurs aptitudes à la communication.
6. La fonction de CPD peut se combiner avec d’autres fonctions. Le responsable délégué du traitement s’assure que ces fonctions sont compatibles avec celles de CPD.
7. La fonction de CPD fait partie de la description de poste de chaque membre du personnel nommé comme tel. Les responsabilités et les réalisations des CPD sont mentionnées dans leurs rapports d’évaluation annuels.
8. Le CPD fait office de point de contact entre le responsable délégué du traitement, le responsable opérationnel du traitement et le sous-traitant, d’une part, et le DPD, d’autre part.
9. Les CPD ont le droit de recueillir, au sein de leur direction générale ou de leur service, toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions. Ils n’ont accès aux données à caractère personnel que si cela est nécessaire à l’accomplissement de leurs missions.
10. Le CPD tient les registres et établit des statistiques anonymisées des demandes adressées par des personnes concernées à la direction générale, au service ou au cabinet; ces statistiques précisent le nombre de demandes et le nombre de demandes rejetées en tout ou en partie. Le DPD précise les catégories de demandes pour lesquelles des statistiques sont tenues. Il peut également indiquer d’autres détails à fournir.
Le CPD tient des statistiques anonymisées des violations de données à caractère personnel gérées par la direction générale, le service ou le cabinet; ces statistiques précisent le nombre total de violations de données à caractère personnel, le nombre de violations de données à caractère personnel notifiées au CEPD et le nombre de violations de données à caractère personnel communiquées aux personnes concernées.
11. Le CPD sensibilise le personnel de sa direction générale ou de son service aux questions relatives à la protection des données, il conseille les responsables délégués du traitement et les responsables opérationnels du traitement et les aide à s’acquitter de leurs obligations, en particulier en ce qui concerne:
a)
la mise en œuvre des principes généraux du règlement (UE) 2018/1725;
b)
la documentation des opérations de traitement;
c)
la notification, au DPD, des opérations de traitement des responsables délégués du traitement qui sont consignées dans le registre, conformément à l’article 10;
d)
l’élaboration des déclarations de confidentialité.
12. Les CPD participent aux réunions et, si nécessaire, aux groupes de travail des CPD.
13. Le DPD émet des orientations supplémentaires concernant les responsabilités et les fonctions du CPD.
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