Art. 17
Traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques de la Commission
En vigueur depuis le 6 juil. 2020
Article 17
Traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques de la Commission
1. Les dérogations suivantes aux droits des personnes concernées s’appliquent conformément à l’article 25, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1725, dans la mesure où elles sont nécessaires à des fins archivistiques dans l’intérêt public et pour préserver l’intégrité des archives historiques de la Commission, en particulier:
a)
le droit d’accès (19), dans la mesure où la demande de la personne concernée ne permet pas de retrouver des documents d’activité spécifiques sans exiger des efforts administratifs disproportionnés. Pour évaluer les mesures à prendre à la suite de la demande de la personne concernée et les efforts administratifs nécessaires, il est tenu compte tout particulièrement des informations communiquées par la personne concernée et de la nature, de la portée et de la taille des documents d’activité potentiellement concernés;
b)
le droit de rectification (20), dans la mesure où la rectification rend impossible la préservation de l’intégrité et de l’authenticité des documents d’activité sélectionnés pour une préservation permanente dans les archives historiques de la Commission; cela n’exclut pas la possibilité d’ajouter une déclaration ou une annotation complémentaire au document d’activité concerné, à moins que cela se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés;
c)
l’obligation de notification en ce qui concerne la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel (21), dans la mesure où cela se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés;
d)
le droit de s’opposer au traitement (22), dans la mesure où les données à caractère personnel sont contenues dans des documents d’activité sélectionnés pour une préservation permanente dans les archives historiques de la Commission et qu’elles font partie intégrante et sont des éléments indispensables de ces documents.
2. La Commission met en place des garanties appropriées pour assurer le respect de l’article 13 du règlement (UE) 2018/1725. Ces garanties comprennent, en particulier, des mesures techniques et organisationnelles, afin d’assurer le respect du principe de minimisation des données. Les garanties sont les suivantes:
a)
les dossiers à transférer aux archives historiques de la Commission sont sélectionnés après une évaluation au cas par cas, en fonction des listes de conservation de la Commission. Tous les autres dossiers, y compris les dossiers structurés de données à caractère personnel, tels que les dossiers personnels et médicaux, sont éliminés à la fin de la période de conservation administrative;
b)
les listes de conservation prévoient l’élimination administrative de certains types de documents d’activité avant la fin de la période de conservation administrative. Par conséquent, ces types de documents d’activité ne sont pas traités à des fins archivistiques dans l’intérêt public;
c)
avant tout traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, la direction générale ou le service assimilé signale la présence potentielle de documents d’activité relevant de l’article 2, paragraphe 1, du règlement (CEE, Euratom) no 354/83 dans les dossiers à transférer aux archives historiques de la Commission;
d)
avant qu’un dossier de la Commission soit ouvert au public, le service des archives historiques de la Commission l’examine pour vérifier la présence possible de documents d’activité visés par les exceptions indiquées à l’article 2, paragraphe 1, du règlement (CEE, Euratom) no 354/83, y compris sur la base du signalement mentionné au point c), dans le but de protéger les données à caractère personnel.
3. La Commission consigne les raisons des dérogations appliquées en vertu de la présente décision. Le document d’activité et, s’il y a lieu, les documents concernant le contexte factuel ou juridique sont enregistrés. Ils sont mis à la disposition du contrôleur européen de la protection des données si ce dernier en fait la demande.
4. Le délégué à la protection des données de la Commission est informé, dans les meilleurs délais, de l’application de dérogations aux droits des personnes concernées conformément à la présente décision. Il obtient sur demande l’accès aux documents d’activité associés et à tout document exposant le contexte factuel ou juridique.
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