Art. 3
Définitions
En vigueur depuis le 6 juil. 2020
Article 3
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
1)
«document d’activité»: des informations reçues et créées sous la forme d’un document (8), d’un ensemble de données ou sous une autre forme sur un support numérique ou analogique, qui sont capturées dans un espace de stockage officiel et gérées et préservées comme preuve et bien (9);
2)
«métadonnée»: toute information décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents d’activité et leur gestion dans le temps, notamment à des fins de récupération, d’accessibilité et de réutilisation;
3)
«numérisation»: le processus de transformation d’un document d’activité sur papier ou tout autre support traditionnel en une version électronique;
4)
«espace de stockage officiel»: un système, reconnu et approuvé par le secrétariat général, dans lequel les documents d’activité détenus par la Commission sont collectés, organisés et marqués de manière à faciliter leur récupération, leur distribution, leur utilisation, leur élimination ou leur préservation;
5)
«capture»: l’insertion d’un document dans un espace de stockage électronique officiel, par la combinaison d’un identifiant unique et de métadonnées (10);
6)
«identifiant unique»: une séquence de chiffres ou de lettres, ou des deux, attribuée sans ambiguïté à un document d’activité par une machine ou une personne, et qui rend ce document unique et le distingue de tous les autres;
7)
«enregistrement»: la capture d’un document d’activité dans un registre, établissant qu’il est complet et correctement constitué d’un point de vue administratif et/ou juridique, et certifiant qu’il a été envoyé par un auteur à un destinataire à une date donnée, sous forme de courrier entrant ou sortant, ou qu’il a été incorporé dans un des espaces de stockage officiels de la Commission;
8)
«dossier»: un ensemble de documents d’activité organisés en fonction des activités de la Commission, à des fins probatoires, justificatives ou informatives, et visant à garantir l’efficience du travail; l’ensemble des documents d’activité constituant le dossier est organisé de manière à former une unité cohérente et pertinente au regard des activités menées par la Commission ou par ses services;
9)
«plan de classement»: un instrument structuré de manière hiérarchique et logique, prenant la forme d’une arborescence comportant un certain nombre de rubriques reliées entre elles, qui permet d’organiser intellectuellement les dossiers (ou d’autres agrégations de documents d’activité) et de les relier au contexte dans lequel ils ont été établis, sur la base des fonctions, des activités et des processus de travail;
10)
«authenticité»: le fait qu’il est possible de prouver qu’un document d’activité est ce qu’il prétend être, qu’il a été créé ou envoyé par la personne qui prétend l’avoir créé ou envoyé et qu’il a été créé ou envoyé au moment où il est censé l’avoir été (11);
11)
«fiabilité»: le fait que le contenu d’un document d’activité peut être considéré comme une représentation complète et exacte des opérations, activités ou faits dont il atteste et que ce document d’activité peut être utilisé au cours d’opérations ou d’activités ultérieures (12);
12)
«intégrité»: le fait qu’un document d’activité est complet et n’a pas été altéré (13);
13)
«validité»: le fait qu’un document possède toutes les caractéristiques intrinsèques et extrinsèques nécessaires dans son contexte de production pour être accepté comme l’expression de son auteur avec toutes ses conséquences juridiques;
14)
«recevabilité»: le fait qu’un document possède toutes les caractéristiques intrinsèques et extrinsèques nécessaires dans son contexte de réception pour qu’il soit accepté comme l’expression de son auteur avec toutes ses conséquences juridiques;
15)
«préservation»: tous les procédés et opérations techniques qui permettent de conserver des documents d’activité dans le temps, de maintenir leur intégrité et leur authenticité et de garantir l’accès à leur contenu.
Historique des versions
Cet article n'a jamais été modifié depuis sa publication.
Vos annotations
Proeli:dec:2021:2121:oj#art-3