Art. 10

Procès-verbal

En vigueur depuis le 9 nov. 2023

Règle 10 Procès-verbal (1) Il est établi un procès-verbal de chaque réunion du comité mixte. (2) Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le fonctionnaire agissant en qualité de membre du secrétariat pour la partie qui organise la réunion, dans un délai de quinze jours à compter de la fin de la réunion, sauf décision contraire des coprésidents. Le projet de procès-verbal est transmis pour observations au membre du secrétariat pour l’autre partie. Ce dernier peut présenter des observations dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception du projet de procès-verbal. (3) Le procès-verbal résume chaque point de l’ordre du jour, en précisant le cas échéant: les documents soumis au comité mixte; toute déclaration dont l’une des parties a demandé qu’elle soit portée au procès-verbal; et les décisions et déclarations adoptées, ainsi que et les conclusions opérationnelles adoptées sur des points spécifiques. Le procès-verbal comprend une liste de présence indiquant le nom, le titre et la fonction de tous les participants à la réunion. (4) Le procès-verbal est approuvé et signé par les coprésidents dans les deux mois suivant la réunion, ou à toute autre date fixée par les coprésidents. Les coprésidents peuvent convenir que la signature et l’échange d’exemplaires électroniques satisfont à cette exigence. La version faisant foi du procès-verbal est conservée dans les dossiers de chaque partie. (5) Dans un délai de deux jours ouvrables après la réunion du comité mixte, le secrétariat du comité mixte prépare également un résumé du procès-verbal, qui doit être approuvé au plus vite par les coprésidents. Une fois que les coprésidents du comité mixte ont approuvé le texte du résumé, les parties peuvent le rendre public.

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