Art. 16
Système de gestion des dossiers
En vigueur depuis le 10 mai 2023
Article 16
Système de gestion des dossiers
1. Les États membres veillent à ce que leur point de contact unique déploie et exploite un système électronique unique de gestion des dossiers en tant que répertoire lui permettant d’accomplir les tâches qui lui incombent en vertu de la présente directive. Le système de gestion des dossiers est doté au moins de l’ensemble des fonctions et capacités suivantes:
a)
enregistrement des demandes d’informations entrantes et sortantes visées aux articles 5 et 8, ainsi que de toute autre communication relative à ces demandes avec les points de contact uniques et, le cas échéant, les services répressifs compétents d’autres États membres, y compris les informations sur les refus de demandes d’informations ainsi que les demandes et communications d’éclaircissements ou de précisions prévues à l’article 6, paragraphes 2 et 3, respectivement;
b)
enregistrement des communications entre le point de contact unique et les services répressifs compétents, en application de l’article 14, paragraphe 2, point b);
c)
enregistrement des informations communiquées au point de contact unique et, le cas échéant, aux services répressifs compétents d’autres États membres, conformément aux articles 5, 7 et 8;
d)
recoupement des demandes d’informations entrantes, visées aux articles 5 et 8, avec les informations dont dispose le point de contact unique, y compris les informations communiquées conformément à l’article 5, paragraphe 3, deuxième alinéa, et à l’article 7, paragraphe 3, deuxième alinéa, et avec les autres informations pertinentes enregistrées dans le système de gestion des dossiers;
e)
suivi adéquat et rapide des demandes d’informations entrantes visées à l’article 4, notamment en vue de respecter les délais de communication des informations demandées fixés à l’article 5;
f)
interopérabilité avec l’application SIENA, afin notamment que les communications entrantes qui transitent par cette application puissent être directement enregistrées dans le système de gestion des dossiers et que les communications sortantes qui transitent par cette application puissent être directement envoyées à partir dudit système;
g)
production de statistiques sur les échanges d’informations au titre de la présente directive à des fins d’évaluation et de suivi, notamment aux fins de l’article 18;
h)
journalisation des accès et des autres opérations de traitement pour ce qui est des informations contenues dans le système de gestion des dossiers, à des fins de responsabilité et de cybersécurité, conformément à l’article 25 de la directive (UE) 2016/680.
2. Les États membres veillent à ce que tous les risques en matière de cybersécurité liés au système de gestion des dossiers, notamment en ce qui concerne son architecture, sa gouvernance et son contrôle, soient gérés et traités de manière prudente et efficace et que des garanties adéquates contre les accès non autorisés et les abus soient prévues.
3. Les États membres veillent à ce que le système de gestion des dossiers ne contienne des données à caractère personnel que pour la durée nécessaire et proportionnée à l’exécution, par le point de contact unique, des tâches qui lui sont assignées en vertu de la présente directive, puis à ce que les données à caractère personnel qu’il contient soient irrévocablement supprimées.
4. Les États membres veillent à ce que leur point de contact unique examine, pour la première fois au plus tard six mois après la conclusion d’un échange d’informations, puis régulièrement, le respect du paragraphe 3.
Historique des versions
Cet article n'a jamais été modifié depuis sa publication.
Vos annotations
Proeli:dir:2023:977:oj#art-16