Art. 14
Gestion et contrôle
En vigueur depuis le 6 oct. 2021
Article 14
Gestion et contrôle
1. Lorsqu’ils effectuent des tâches liées à la mise en œuvre de la réserve, les États membres prennent toutes les mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union, y compris des mesures législatives, réglementaires et administratives, à savoir:
a)
désigner un organisme ou, lorsque le cadre constitutionnel de l’État membre l’exige, plusieurs organismes responsables de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve et un organisme d’audit indépendant conformément à l’article 63, paragraphe 3, du règlement financier, et superviser ces organismes;
b)
mettre en place des systèmes de gestion et de contrôle de la réserve conformément aux principes de bonne gestion financière et veiller au bon fonctionnement de ces systèmes;
c)
établir une description des systèmes de gestion et de contrôle de la réserve conformément au modèle établi à l’annexe III, maintenir cette description à jour et la mettre à la disposition de la Commission sur demande;
d)
notifier à la Commission l’identité du ou des organismes désignés et de l’organisme auquel le préfinancement est payé et confirmer que les descriptions des systèmes de gestion et de contrôle de la réserve ont été établies, au plus tard le 10 décembre 2021;
e)
veiller à ce que les dépenses soutenues au titre d’autres fonds et programmes de l’Union ne soient pas susceptibles de bénéficier d’un soutien au titre de la réserve;
f)
prévenir, détecter et corriger les irrégularités et la fraude et éviter les conflits d’intérêts; ces mesures comprennent la collecte d’informations sur les bénéficiaires effectifs des bénéficiaires de financements conformément à l’annexe III, point 4 a); les règles relatives à la collecte et au traitement de ces données sont conformes aux règles applicables en matière de protection des données;
g)
coopérer avec la Commission, l’OLAF, la Cour des comptes et, dans le cas des États membres participant à une coopération renforcée, le Parquet européen en vertu du règlement (UE) 2017/1939.
L’utilisation des données visées au point f) et l’accès à ces données sont limités aux organismes visés au point a), à la Commission, à l’OLAF, à la Cour des comptes et, dans le cas des États membres participant à une coopération renforcée en vertu du règlement (UE) 2017/1939, au Parquet européen.
Les États membres et la Commission ne sont autorisés à traiter des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations respectives au titre du présent règlement, et traitent les données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (21) ou au règlement (UE) 2018/1725, selon le cas.
2. Aux fins du paragraphe 1, points a) et b), les États membres peuvent avoir recours à des organismes relevant de l’échelon territorial approprié et utiliser des systèmes de gestion et de contrôle déjà en place pour la mise en œuvre du financement de la politique de cohésion ou du Fonds de solidarité de l’Union européenne.
3. L’organisme ou les organismes responsables de la gestion de la contribution financière au titre de la réserve:
a)
assurent le fonctionnement d’un système de contrôle interne efficace et efficient;
b)
établissent les critères et les procédures en vue de la sélection des mesures à financer et déterminent les conditions d’octroi d’une contribution financière au titre de la réserve;
c)
vérifient que les mesures financées au titre de la réserve sont mises en œuvre conformément au droit applicable et aux conditions d’octroi d’une contribution financière au titre de la réserve, et que les dépenses sont basées sur des pièces justificatives vérifiables;
d)
établissent des mesures effectives pour éviter tout double financement des mêmes coûts par la réserve et d’autres sources de financements de l’Union;
e)
veillent à la publication ex post conformément à l’article 38, paragraphes 2 à 6, du règlement financier;
f)
utilisent, pour enregistrer et stocker au format électronique les données relatives aux dépenses engagées que doit couvrir la contribution financière au titre de la réserve, un système comptable fournissant des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu;
g)
gardent à disposition toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses que doit couvrir la contribution financière au titre de la réserve pendant une période de cinq ans suivant le délai de soumission de la demande de contribution financière au titre de la réserve et incluent cette obligation dans les accords avec d’autres entités participant à la mise en œuvre de la réserve;
h)
aux fins du paragraphe 1, point f), collectent les informations dans un format électronique normalisé pour permettre l’identification des bénéficiaires d’une contribution financière au titre de la réserve et de leurs bénéficiaires effectifs conformément à l’annexe III.
4. L’organisme d’audit indépendant examine le système de gestion et de contrôle de la réserve et réalise des audits des mesures financées afin de fournir à la Commission, en toute indépendance, une assurance quant au fonctionnement efficace de ce système et quant à la légalité et à la régularité des dépenses figurant dans les comptes transmis à la Commission.
Les activités d’audit sont menées conformément aux normes internationalement reconnues en matière d’audit.
Les audits des mesures financées couvrent les dépenses sur la base d’un échantillon. Cet échantillon est représentatif et repose sur des méthodes d’échantillonnage statistique.
Si la population est composée de moins de 300 unités d’échantillonnage, une méthode d’échantillonnage non statistique peut être utilisée à l’appréciation professionnelle de l’organisme d’audit indépendant. Dans de tels cas, la taille de l’échantillon est suffisante pour permettre à l’organisme d’audit indépendant d’émettre un avis d’audit valable. La méthode d’échantillonnage non statistique couvre au minimum 10 % des unités d’échantillonnage de la population de la période de référence, sélectionnées de manière aléatoire.
5. La Commission peut réaliser des audits sur place dans les locaux de toute entité participant à la mise en œuvre de la réserve en ce qui concerne les mesures financées au titre de la réserve et a accès aux pièces justificatives afférentes aux dépenses que doit couvrir la contribution financière au titre de la réserve.
6. La Commission accorde une attention particulière à la mise en place du système de gestion et de contrôle de la réserve lorsque les États membres n’utilisent pas les organismes existants qui ont été désignés pour la mise en œuvre des financements au titre de la politique de cohésion ou du Fonds de solidarité de l’Union européenne. Si elle met en lumière des risques, la Commission procède à une évaluation pour veiller au bon fonctionnement du système de gestion et de contrôle de la réserve en vue de la protection des intérêts financiers de l’Union. La Commission informe l’État membre concerné de ses conclusions provisoires et l’invite à formuler ses observations dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la Commission a informé l’État membre de ses conclusions provisoires.
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