Art. 23

Système de gestion des dossiers, index et fichiers de travail temporaires

En vigueur depuis le 14 nov. 2018

Article 23 Système de gestion des dossiers, index et fichiers de travail temporaires 1. Eurojust établit un système de gestion des dossiers composé de fichiers de travail temporaires et d’un index qui comprennent les données à caractère personnel visées à l’annexe II et des données non personnelles. 2. Le système de gestion des dossiers a pour objectifs de: a) fournir un soutien à la conduite et à la coordination des enquêtes et des poursuites pour lesquelles Eurojust apporte une assistance, notamment par le recoupement d’informations; b) faciliter l’accès aux informations relatives aux enquêtes et aux poursuites en cours; c) faciliter le contrôle de la licéité du traitement des données à caractère personnel par Eurojust et de sa conformité avec les règles applicables en matière de protection des données. 3. Le système de gestion des dossiers peut être relié à l’accès aux télécommunications sécurisées visé à l’article 9 de la décision 2008/976/JAI du Conseil (20). 4. L’index comporte des références aux fichiers de travail temporaires traités dans le cadre d’Eurojust et ne peut pas contenir d’autres données à caractère personnel que celles visées au point 1, a) à i), k) et m), et au point 2 de l’annexe II. 5. Pour s’acquitter de leurs tâches, les membres nationaux peuvent traiter dans un fichier de travail temporaire des données relatives aux cas particuliers sur lesquels ils travaillent. Ils permettent au délégué à la protection des données d’avoir accès au fichier de travail temporaire. Le membre national concerné informe le délégué à la protection des données de la création de chaque nouveau fichier de travail temporaire contenant des données à caractère personnel. 6. Pour traiter des données opérationnelles à caractère personnel, Eurojust ne peut pas créer d’autres fichiers automatisés que ceux qui sont établis dans le cadre du système de gestion des dossiers. Le membre national peut, toutefois, stocker temporairement des données à caractère personnel et les analyser afin de déterminer si de telles données sont utiles à l’accomplissement des missions d’Eurojust et si elles peuvent être incluses dans le système de gestion des dossiers. Ces données peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois mois.

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