Art. 45

Pouvoirs et fonctions de l'ordonnateur

En vigueur depuis le 18 déc. 2018

Article 45 Pouvoirs et fonctions de l'ordonnateur 1. L'ordonnateur est chargé d'exécuter les recettes et les dépenses conformément au principe de bonne gestion financière, notamment en faisant rapport sur la performance, et d'en assurer la légalité et la régularité ainsi que de veiller à l'égalité de traitement entre destinataires de fonds de l'Union. 2. L'ordonnateur met en place la structure organisationnelle ainsi que les systèmes de contrôle interne adaptés à l'exercice de ses fonctions, conformément aux normes minimales ou aux principes adoptés par le conseil d'administration ou, lorsque l'acte constitutif le permet, par le conseil exécutif, sur la base du cadre de contrôle interne établi par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques associés à l'environnement de gestion, y compris, le cas échéant, les risques spécifiques associés aux bureaux décentralisés, et à la nature des actions financées. L'établissement de cette structure et de ces systèmes repose sur une analyse du risque exhaustive, prenant en compte des considérations fondées sur le rapport coût-efficacité et la performance. L'ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d'expertise et de conseil destinée à l'assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités. 3. Pour exécuter des dépenses, l'ordonnateur procède à des engagements budgétaires et juridiques, à la liquidation des dépenses et à l'ordonnancement des paiements, ainsi qu'aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits. 4. Pour exécuter des recettes, l'ordonnateur établit des prévisions de créances, constate les droits à recouvrer et émet les ordres de recouvrement. Le cas échéant, l'ordonnateur renonce aux créances constatées. 5. Afin de prévenir les erreurs et les irrégularités avant l'autorisation des opérations et d'atténuer le risque de non-réalisation des objectifs, chaque opération fait l'objet d'au moins un contrôle ex ante portant sur les aspects opérationnels et financiers de l'opération, sur la base d'une stratégie de contrôle tenant compte du risque et du rapport coût-efficacité. L'ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d'intensité est déterminée par l'ordonnateur compte tenu des résultats de contrôles antérieurs ainsi que de considérations fondées sur les risques et le rapport coût-efficacité, sur la base de sa propre analyse de risque. En cas de doute, l'ordonnateur compétent pour la validation des opérations correspondantes demande, dans le cadre du contrôle ex ante, des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d'obtenir une assurance raisonnable. 6. Aux fins des contrôles, l'ordonnateur peut considérer comme constituant une opération unique une série d'opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux. 7. Pour une opération donnée, la vérification est effectuée par des agents distincts de ceux qui ont initié l'opération. Les agents qui effectuent la vérification ne sont pas subordonnés à ceux qui ont initié l'opération. 8. L'ordonnateur peut mettre en place des contrôles ex post pour détecter et corriger les erreurs et les irrégularités dans les opérations après qu'elles ont été autorisées. Ces contrôles peuvent être organisés par sondage en fonction du risque et tiennent compte des résultats des contrôles antérieurs ainsi que de considérations fondées sur le rapport coût-efficacité et la performance. 9. Les contrôles ex post sont effectués par des agents distincts de ceux qui sont chargés des contrôles ex ante. Les agents chargés des contrôles ex post ne sont pas subordonnés aux agents chargés des contrôles ex ante. Les contrôles ex post peuvent prendre la forme d'audits financiers auprès des bénéficiaires. Les règles et modalités, y compris les calendriers, applicables à la réalisation des audits des bénéficiaires sont claires, cohérentes et transparentes et sont fournies au moment de la signature de la convention de subvention. 10. Les ordonnateurs et les agents responsables de l'exécution budgétaire ont les compétences professionnelles requises. Ils respectent un code spécifique de normes professionnelles arrêté par l'organisme de l'Union et basé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services. 11. Si un agent participant à la gestion financière et au contrôle des opérations estime qu'une décision que son supérieur lui impose d'appliquer ou d'accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu'il est tenu de respecter, il en informe le directeur qui, si cette information lui est donnée par écrit, répond par écrit. Si le directeur ne réagit pas dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l'espèce et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois, ou confirme la décision ou les instructions initiales et que l'agent estime qu'une telle confirmation ne constitue pas une réponse raisonnable à sa question, il en informe par écrit l'instance compétente visée à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 et le conseil d'administration. 12. En cas d'activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Union, les agents de l'organisme de l'Union, y compris les experts nationaux détachés, informent leur supérieur hiérarchique direct, le directeur ou le conseil d'administration de l'organisme de l'Union, ou directement l'Office européen de lutte antifraude ou le Parquet européen. Les contrats passés avec des auditeurs externes réalisant des audits de la gestion financière de l'organisme de l'Union prévoient l'obligation pour l'auditeur externe d'informer le directeur, ou si celui-ci est susceptible d'être impliqué, le conseil d'administration de tout soupçon d'activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l'Union.

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