Art. 10
Processus d’audit et niveaux d’assurance
En vigueur depuis le 14 juin 2022
Article 10
Processus d’audit et niveaux d’assurance
1. Les systèmes volontaires exigent que les opérateurs économiques se soumettent avec succès à un audit initial avant de les autoriser à participer au système. L’audit initial d’un nouveau participant au système ou l’audit de reconduction de la certification d’un participant existant au système dans un cadre réglementaire révisé se déroule toujours sur le site et fournit au minimum une assurance raisonnable de l’efficacité de ses processus internes. En fonction du profil de risque de l’opérateur économique, un niveau d’assurance limitée peut être appliqué à la véracité de ses déclarations. Sur la base des résultats de l’audit initial, les opérateurs économiques qui sont considérés comme présentant un risque faible peuvent être ultérieurement soumis à des audits visant l’expression d’une assurance limitée.
2. Les systèmes volontaires peuvent autoriser un organisme de certification à procéder à la vérification de la conformité avec différents cadres de certification durant un même processus d’audit, à condition que l’organisme de certification certifie que les opérateurs économiques satisfont aux exigences énoncées à l’article 1er. Les systèmes volontaires permettant une durée de certificat supérieure à un an veillent à ce que tous les opérateurs économiques participant au système fassent l’objet d’un audit de surveillance annuel. Néanmoins, dans le cas des audits de groupes, l’audit annuel peut porter sur un échantillon des membres du groupe conformément à l’article 12. La fréquence des audits de surveillance est augmentée en fonction du niveau de risque global lié au profil de l’opérateur économique, de la chaîne d’approvisionnement et des résultats des audits précédents. L’examinateur technique est chargé de la validation des résultats des audits de surveillance.
Les systèmes volontaires établissent des procédures détaillées décrivant la manière dont les audits sont planifiés et effectués et dont les rapports d’audit sont rédigés. Les systèmes volontaires veillent à ce que les organismes de certification effectuent les audits conformément à la norme ISO 19011 ou à un équivalent. Ils font également en sorte que les informations d’audit soient échangées de manière efficiente et en temps voulu pour appuyer la préparation et la réalisation efficaces de l’audit. L’audit porte au moins sur les éléments suivants:
a)
le recensement des activités entreprises par l’opérateur économique qui sont pertinentes pour les critères du système;
b)
le recensement des mécanismes pertinents de l’opérateur économique et de son organisation générale par rapport aux critères du système et aux vérifications de la bonne mise en place des dispositifs de contrôle correspondants;
c)
l’analyse des risques qui pourraient mener à une inexactitude significative, sur la base des connaissances professionnelles de l’auditeur et des informations communiquées par l’opérateur économique. Pour cette analyse, l’auditeur tient compte du profil de risque global des activités, en fonction du niveau de risque de l’opérateur économique et de la chaîne d’approvisionnement, surtout aux stades directement en amont et aval, par exemple, pour les opérateurs économiques qui traitent des matières figurant à l’annexe IX. L’intensité et/ou la portée de l’audit sont adaptées au niveau du risque global défini, en fonction également des contrôles de plausibilité de la capacité de production d’une usine et des quantités déclarées de carburants produits;
d)
un plan de vérification qui correspond à l’analyse de risque et au champ et à la complexité des activités de l’opérateur économique, et qui définit les méthodes d’échantillonnage à utiliser eu égard aux activités dudit opérateur;
e)
la mise en œuvre du plan de vérification en recueillant des données conformément aux méthodes d’échantillonnage définies et toute autre information utile, sur lesquelles le vérificateur fondera ses conclusions;
f)
une demande à l’opérateur de fournir tout élément manquant des pistes d’audit, une explication des variations ou la révision des allégations ou calculs, avant de parvenir à une conclusion de vérification finale;
g)
la vérification de l’exactitude des données enregistrées par les opérateurs économiques ou leurs représentants dans la base de données de l’Union.
3. Les non-conformités constatées durant un audit sont classées comme étant critiques, majeures ou mineures conformément aux deuxième, troisième et quatrième alinéas suivants.
La violation intentionnelle des normes d’un système volontaire, telle que la fraude, une non-conformité irréversible ou une violation qui compromet l’intégrité du système volontaire est considérée comme une non-conformité critique. Les non-conformités critiques incluent, entre autres, les éléments suivants:
a)
la non-conformité avec une exigence impérative de la directive (UE) 2018/2001, telle que la conversion des terres qui est en violation de l’article 29, paragraphes 3, 4 et 5 de ladite directive;
b)
l’établissement frauduleux d’une preuve de durabilité ou les autodéclarations, par exemple, la duplication intentionnelle d’une preuve de durabilité pour en tirer un avantage financier;
c)
une déclaration inexacte délibérée concernant la description de la matière première, la falsification des valeurs des émissions de GES ou des données concernant les intrants ainsi que la production délibérée de déchets ou de résidus, par exemple, la modification délibérée d’un procédé de production pour produire des matières résiduelles supplémentaires, ou la contamination délibérée d’une matière en ayant l’intention de la classer comme un déchet.
Le non-respect d’une exigence de la directive (UE) 2018/2001, lorsque la non-conformité est potentiellement réversible, répétée et révèle des problèmes systématiques ou des aspects qui, pris séparément ou en combinaison avec d’autres non-conformités, peuvent entraîner un dysfonctionnement fondamental du système, est considéré comme une non-conformité majeure. Les non-conformités majeures incluent, sans s’y limiter, les éléments suivants:
a)
les problèmes systématiques avec le bilan massique ou les données relatives aux émissions de GES communiqués, par exemple si la documentation est incorrecte dans plus de 10 % des allégations incluses dans l’échantillon représentatif;
b)
l’omission d’un opérateur économique de déclarer sa participation à d’autres systèmes volontaires durant le processus de certification;
c)
le fait de ne pas fournir aux auditeurs des informations pertinentes telles que les données du bilan massique et les rapports d’audit.
Une non-conformité qui a des incidences limitées, qui constitue une erreur isolée ou passagère, qui n’est pas systématique et qui n’entraîne pas de dysfonctionnement fondamental si elle n’est pas corrigée, est considérée comme une non-conformité mineure.
4. Les conséquences des non-conformités pour les opérateurs économiques sont les suivantes:
a)
en cas de non-conformités critiques, les opérateurs économiques introduisant une demande de certification n’obtiennent pas de certificat. Les opérateurs économiques peuvent introduire une nouvelle demande de certification après une période déterminée, dont la durée est fixée par le système volontaire. Les non-conformités critiques relevées durant les audits de surveillance ou de reconduction de la certification, ou dans le cadre d’un contrôle interne du système volontaire ou d’une procédure de plainte, donnent lieu au retrait immédiat du certificat de l’opérateur économique;
b)
en cas de non-conformités majeures, les opérateurs économiques introduisant une demande de certification n’obtiennent pas de certificat. Les non-conformités majeures relevées durant les audits de surveillance ou de reconduction de certification, ou dans le cadre d’un contrôle interne du système volontaire ou d’une procédure de plainte, donnent lieu à la suspension immédiate du certificat de l’opérateur économique. Si les opérateurs économiques n’apportent pas de solution à une éventuelle non-conformité majeure dans les 90 jours à compter de la notification, le certificat est retiré;
c)
en cas de non-conformités mineures, les systèmes volontaires peuvent définir le délai accordé pour leur résolution, n’excédant pas 12 mois à compter de leur notification et la date du prochain audit de surveillance ou de reconduction de la certification.
5. Les systèmes volontaires certifient uniquement les opérateurs économiques lorsqu’ils se conforment à toutes les exigences suivantes:
a)
disposer d’un système de gestion de la documentation;
b)
disposer d’un système vérifiable de conservation et d’examen de tous les éléments de preuve liés aux allégations qu’ils avancent ou sur lesquelles ils s’appuient;
c)
conserver pendant au moins cinq ans, ou pour une durée supérieure si l’autorité compétente nationale l’exige, tous les éléments de preuve nécessaires pour démontrer le respect du présent règlement et de la directive (UE) 2018/2001;
d)
accepter la responsabilité de préparer toutes les informations liées à la vérification de ces éléments de preuve.
6. Les rapports d’audit et les rapports de synthèse des audits ou les certificats établis ou délivrés par un organisme de certification dans le cadre d’un système volontaire comprennent au moins les éléments visés à l’annexe II.
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