Art. 5
Contrôle interne, procédures de plaintes et système de gestion des documents
En vigueur depuis le 14 juin 2022
Article 5
Contrôle interne, procédures de plaintes et système de gestion des documents
1. Les systèmes volontaires mettent en place un dispositif de contrôle interne pour vérifier que les opérateurs économiques respectent les règles et procédures appliquées par le système et pour veiller à la qualité des travaux menés par les auditeurs des organismes de certification. Le contrôle interne est effectué au moins une fois par an et est adapté à la portée géographique et au champ d’application relatif aux matières premières du système volontaire, ainsi qu’au niveau de risque des activités réalisées par l’opérateur économique. Aux fins du processus de contrôle, les systèmes volontaires demandent aux organismes de certification de leur communiquer tous les rapports d’audit et, le cas échéant, les calculs des valeurs réelles des émissions de gaz à effet de serre. Les activités de contrôle portent sur un échantillon aléatoire et fondé sur le risque des rapports d’audit de chaque organisme de certification.
2. Les systèmes volontaires établissent des règles et des procédures pour veiller à un suivi efficace des résultats du contrôle interne et, si nécessaire, de l’application des sanctions. En fonction des résultats du contrôle interne, des mesures correctives sont prises au niveau de la structure de gouvernance ou du processus de contrôle interne du système volontaire afin d’améliorer ultérieurement le fonctionnement de ce dernier. Les résultats des activités de contrôle annuel du système volontaire sont résumés dans le rapport d’activité annuel remis à la Commission.
3. Les systèmes volontaires établissent des procédures pour le dépôt de plaintes contre des opérateurs économiques ou des organismes de certification. La procédure de plainte est accessible sur le site internet du système volontaire et prévoit que les plaintes peuvent être envoyées par voie électronique ou par courrier postal. La procédure de plainte garantit également la protection des personnes qui signalent des infractions ou introduisent des plaintes de bonne foi conformément à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil (4). Ce site internet indique au moins toutes les informations suivantes:
a)
les informations et les éléments de preuve à fournir pour déposer plainte, ainsi que l’adresse postale ou l’adresse électronique à laquelle ces éléments doivent être envoyés;
b)
des orientations sur les plaintes qui relèvent du champ d’application de la procédure;
c)
une synthèse de la manière dont les plaintes sont traitées étape par étape, de la réception de la plainte initiale jusqu’à sa résolution, et le délai correspondant pour chaque étape;
d)
le processus décisionnel pour les plaintes et le processus de formation de recours contre des décisions;
e)
les conséquences de l’établissement, dans le cadre du système volontaire, d’une non-conformité en conséquence d’une plainte.
4. Les systèmes volontaires tiennent un registre de toutes les plaintes et fournissent un résumé de ces plaintes à la Commission dans un rapport d’activité annuel. À la demande de la Commission ou d’un État membre, ils fournissent tous les documents liés à une plainte et à son traitement.
5. Les systèmes volontaires et les organismes de certification établissent un système de gestion des documents qui porte sur chacun des éléments suivants:
a)
la documentation générale relative au système de gestion (par exemple manuels, politiques, définition des responsabilités);
b)
le contrôle des documents et des registres;
c)
l’examen par la direction du système de gestion;
d)
l’audit interne/le contrôle interne;
e)
les procédures d’identification et de gestion des non-conformités; et
f)
les procédures relatives aux mesures préventives à prendre pour éliminer les causes des non-conformités potentielles.
Cette documentation est conservée pendant une durée minimale de cinq ans, ou pendant une durée supérieure si l’autorité nationale compétente l’exige.
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