Art. 5
Contrôle interne, procédures de plaintes et système de gestion des documents
En vigueur depuis le 20 nov. 2025
Article 5
Contrôle interne, procédures de plaintes et système de gestion des documents
1. Les systèmes de certification mettent en place un dispositif de contrôle interne pour vérifier que les exploitants respectent les règles et procédures appliquées par le système et pour veiller à la qualité des travaux menés par les auditeurs des organismes de certification. Ce contrôle interne a lieu au moins une fois par an, ou au moins à la même fréquence que les audits, et tient compte du champ de certification du système et du niveau de risque des activités menées par les exploitants. Dans le cadre du contrôle interne, les systèmes de certification exigent des organismes de certification qu’ils leur fournissent tous les rapports de l’audit de certification, de l’audit de renouvellement de la certification ou de l’audit de surveillance («audit»). Le contrôle interne porte sur un échantillon aléatoire et fondé sur le risque des rapports d’audit de chaque organisme de certification.
2. Les systèmes de certification établissent des procédures pour le dépôt et le traitement des plaintes contre les exploitants ou les organismes de certification. Ces procédures autorisent l’envoi de plaintes par voie électronique et garantissent la protection des personnes physiques ou juridiques qui signalent des infractions ou introduisent des plaintes de bonne foi conformément à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil (2).
3. Les systèmes de certification tiennent un registre de toutes les plaintes. À la demande de la Commission ou de l’État membre dans lequel la plainte a été déposée, les systèmes de certification fournissent au demandeur tous les documents relatifs à une plainte et à son traitement.
4. Les systèmes de certification assurent un suivi efficace des résultats du contrôle interne et du traitement des plaintes et, le cas échéant, appliquent les mesures correctives et les sanctions pertinentes en cas de non-conformité des exploitants, conformément aux règles et procédures établies conformément à l’article 6, paragraphe 1. Si nécessaire, les systèmes de certification prennent des mesures correctives concernant leur structure de gouvernance ou leur procédure de contrôle interne.
5. Les systèmes de certification établissent un système de gestion des documents qui porte sur chacun des éléments suivants:
(a)
les documents généraux relatifs au système (par exemple manuels, principes directeurs, définition des responsabilités);
(b)
le système de contrôle interne des documents et registres de certification;
(c)
l’examen du système de gestion de la documentation;
(d)
l’audit interne et la surveillance;
(e)
les procédures de prévention, de recensement et de gestion des non-conformités.
6. Les documents énumérés au paragraphe 5 sont conservés au moins pendant cinq ans après la fin de la période de surveillance.
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